Como Manter Sua Empresa Regularizada no Simples

Uma empresa regularizada opera com tranquilidade: pode participar de licitações, obter financiamentos, distribuir lucros e, principalmente, não corre risco de exclusão do Simples Nacional. Veja como manter esse status.

O que define uma empresa regularizada?

Os 5 pilares da regularidade

Pilar	Descrição	Verificação
Obrigações acessórias	Declarações entregues no prazo	PGDAS-D, DEFIS, DCTF-Web
Pagamentos	Tributos quitados ou parcelados	DAS, DARF
Cadastro	Dados atualizados na Receita	Endereço, sócios, atividades
Certidões	Possibilidade de emitir CND	e-CAC
Caixa Postal	Sem intimações pendentes	DTE

Se todos esses pilares estão em ordem, sua empresa está regularizada.

Como verificar sua situação atual

Passo 1: Acesse o e-CAC

1. Entre em cav.receita.fazenda.gov.br
2. Faça login com certificado digital ou Gov.br
3. Navegue até “Certidões e Situação Fiscal”

Passo 2: Consulte a situação fiscal

Verifique:

• Débitos em aberto
• Declarações pendentes
• Parcelamentos (se houver)
• Processos em andamento

Passo 3: Tente emitir a CND

A prova final de regularidade é conseguir emitir a Certidão Negativa de Débitos:

• Se emitir: Está regular
• Se não emitir: Há pendências a resolver

Passo 4: Verifique a Caixa Postal

Mesmo com situação fiscal limpa, pode haver:

• Comunicados não lidos
• Intimações recentes
• Avisos importantes

Obrigações para manter a regularidade

Mensais

Obrigação	Prazo	Consequência se não cumprir
PGDAS-D	Dia 20	Multa + bloqueia DAS futuro
DAS	Dia 20	Multa + juros + risco exclusão
DCTF-Web*	Dia 15	Multa mínima R$ 200-500

*Se aplicável

Anuais

Obrigação	Prazo	Consequência se não cumprir
DEFIS	31/março	Bloqueia geração de DAS
DIRF*	Fev/março	Multa por omissão

*Se teve retenções

Permanentes

Item	Ação necessária
Cadastro	Atualizar sempre que houver mudança
Caixa Postal	Verificar semanalmente
Situação fiscal	Monitorar regularmente

Problemas comuns e como resolver

Problema 1: DAS em atraso

Sintoma: Débitos aparecendo na situação fiscal

Solução:

1. Acesse PGDAS-D
2. Emita guia com multa e juros
3. Pague ou parcele

Prevenção: Configure alertas de vencimento

Problema 2: PGDAS-D não transmitido

Sintoma: Não consegue gerar DAS do mês

Solução:

1. Acesse PGDAS-D
2. Transmita os meses pendentes (mesmo zerados)
3. Gere as guias DAS

Prevenção: Automatize a transmissão

Problema 3: DEFIS pendente

Sintoma: Bloqueio na geração de DAS no início do ano

Solução:

1. Acesse PGDAS-D > DEFIS
2. Preencha os dados do ano anterior
3. Transmita a declaração

Prevenção: Entregue em janeiro/fevereiro, não deixe para março

Problema 4: Cadastro desatualizado

Sintoma: Dados no Cartão CNPJ diferentes da realidade

Solução:

1. Atualize na Junta Comercial
2. Faça DBE para sincronizar com RFB
3. Confirme alteração

Prevenção: Revise cadastro anualmente

Problema 5: Termo de Exclusão recebido

Sintoma: Comunicado na Caixa Postal

Solução:

1. Identifique o motivo
2. Regularize no prazo de 30 dias
3. A exclusão é cancelada automaticamente

Prevenção: Monitore Caixa Postal diariamente

Sistema de prevenção em 4 níveis

Nível 1: Alertas preventivos

Receber avisos antes dos prazos:

• 5 dias antes do vencimento do DAS
• 3 dias antes do prazo do PGDAS-D
• Imediatamente quando há nova mensagem na Caixa Postal

Nível 2: Monitoramento contínuo

Verificação automática e regular de:

• Situação fiscal (diariamente)
• Débitos em aberto (diariamente)
• Declarações pendentes (semanalmente)
• Faturamento acumulado (mensalmente)

Nível 3: Ação facilitada

Quando há problema, resolver deve ser fácil:

• Gerar guia em um clique
• Parcelar pelo celular
• Transmitir declaração rapidamente

Nível 4: Confirmação de regularidade

Ter certeza de que está tudo em ordem:

• Resumo mensal da situação
• Confirmação de pagamentos
• Status atualizado sempre disponível

ZapAI: Seu guardião da regularidade

O ZapAI implementa os 4 níveis de prevenção:

Alertas no WhatsApp

"Seu DAS de janeiro vence em 5 dias.
Valor: R$ 847,50
Pagar agora?"

Monitoramento automático

"Verificação diária: ✓
Débitos: Nenhum
Declarações: Em dia
Situação fiscal: Regular"

Ação em segundos

"DAS gerado com PIX.
Código: [PIX]
Vencimento: 20/01"

Confirmação de regularidade

"Resumo de janeiro:
✓ PGDAS-D transmitido
✓ DAS pago
✓ Situação fiscal regular
✓ Caixa Postal vazia"

Checklist da regularidade

Use este checklist mensalmente:

Obrigações

• PGDAS-D do mês anterior transmitido
• DAS do mês anterior pago
• DCTF-Web transmitida (se aplicável)
• Não há declarações pendentes

Financeiro

• Nenhum DAS em aberto
• Parcelamentos em dia (se houver)
• Não há débitos na situação fiscal

Cadastro

• Dados estão atualizados
• Endereço está correto
• Sócios estão atualizados
• CNAEs correspondem às atividades

Monitoramento

• Caixa Postal verificada
• Sem comunicados pendentes
• CND disponível para emissão

Benefícios de estar regularizado

Operacionais

• Participa de licitações públicas
• Consegue financiamentos
• Emite certidões quando precisa
• Não corre risco de exclusão

Financeiros

• Permanece no Simples (impostos menores)
• Não acumula multas e juros
• Pode distribuir lucros aos sócios
• Crédito mais fácil e barato

Tranquilidade

• Dorme tranquilo
• Foca no negócio
• Não tem surpresas desagradáveis
• Planeja o futuro com segurança

Conclusão

Manter a empresa regularizada no Simples Nacional não é difícil — exige apenas organização e monitoramento constante. O segredo é não deixar pequenas pendências virarem grandes problemas.

Com as ferramentas certas, a regularidade deixa de ser preocupação e passa a ser rotina automática.

Quer garantir que sua empresa esteja sempre regularizada? O ZapAI monitora tudo e te avisa antes que qualquer problema aconteça. Regularidade no piloto automático, direto no WhatsApp.