DEFIS 2025: Guia Completo da Declaração Anual

A DEFIS é uma das obrigações anuais mais importantes para empresas do Simples Nacional. Diferente do PGDAS-D que é mensal, a DEFIS consolida todas as informações do ano. Neste guia, você vai aprender tudo que precisa saber.

O que é a DEFIS?

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma declaração anual obrigatória que toda empresa optante pelo Simples Nacional deve entregar. Ela foi instituída pela Resolução CGSN nº 140/2018.

Objetivo da DEFIS

A Receita Federal usa a DEFIS para:

• Cruzar informações com outras declarações
• Analisar o perfil econômico das empresas
• Verificar inconsistências nos dados declarados
• Planejar fiscalizações quando necessário

Quem deve entregar a DEFIS?

Importante: Mesmo que sua empresa não tenha faturado nada no ano, a DEFIS deve ser entregue com valores zerados.

Prazo de entrega da DEFIS 2025

Ano-calendário 2024: até 31 de março de 2025

O prazo é fixo e não costuma ser prorrogado. A DEFIS sempre se refere ao ano anterior:

Informações solicitadas na DEFIS

A DEFIS é bem mais detalhada que o PGDAS-D mensal. Veja o que você precisa informar:

1. Informações Econômicas

• Receita bruta total do ano
• Custo das mercadorias vendidas (CMV)
• Despesas operacionais
• Lucro líquido do exercício

2. Informações de Estoque

• Estoque inicial do ano
• Estoque final do ano
• Método de avaliação usado

3. Informações Trabalhistas

• Número de funcionários em 31/12
• Total da folha de pagamento do ano
• Informações de sócios e pró-labore

4. Ganhos de Capital

• Venda de bens do ativo imobilizado
• Ganhos com alienação de participações societárias

5. Informações Adicionais

• Rendimentos de aplicações financeiras
• Juros sobre capital próprio pagos ou creditados
• Doações e patrocínios (Lei Rouanet, etc.)

Como preencher a DEFIS

Passo 1: Acesse o sistema

1. Entre no Portal do Simples Nacional
2. Clique em “PGDAS-D e DEFIS”
3. Faça login com certificado digital ou código de acesso
4. Selecione “DEFIS”

Passo 2: Escolha o ano-calendário

Selecione o ano que deseja declarar. Para a DEFIS 2025, selecione 2024.

Passo 3: Preencha as informações econômicas

Exemplo de preenchimento:

Receita Bruta Total: R$ 240.000,00
(-) CMV: R$ 96.000,00
(-) Despesas Operacionais: R$ 72.000,00
(=) Lucro Líquido: R$ 72.000,00

Passo 4: Informe dados de estoque

Se sua empresa trabalha com mercadorias:

Estoque Inicial (01/01): R$ 15.000,00
Estoque Final (31/12): R$ 18.000,00

Passo 5: Preencha dados trabalhistas

Funcionários em 31/12: 3
Folha de Pagamento Anual: R$ 67.200,00

Passo 6: Transmita

Confira todas as informações e clique em Transmitir. Guarde o recibo de entrega.

Consequências de não entregar a DEFIS

Bloqueio do DAS

A principal consequência é que você não consegue gerar o DAS do mês enquanto não entregar a DEFIS. Isso pode travar completamente sua operação fiscal.

Impedimentos

• Não emite Certidão Negativa de Débitos
• Problemas em licitações públicas
• Dificuldades para obter financiamentos
• Possível exclusão do Simples Nacional

Não há multa específica, mas…

Diferente de outras declarações, a DEFIS não tem multa por atraso especificada em lei. Porém, o bloqueio do DAS pode gerar problemas muito maiores.

Diferença entre DEFIS e DASN-SIMEI

Erros comuns na DEFIS

1. Divergência com PGDAS-D

O faturamento declarado na DEFIS deve bater exatamente com a soma dos PGDAS-D mensais. Diferenças geram inconsistências.

2. Esquecer períodos sem movimento

Mesmo meses zerados devem estar declarados no PGDAS-D para que a DEFIS feche corretamente.

3. Dados de estoque inconsistentes

O estoque final de um ano deve ser o estoque inicial do ano seguinte. Inconsistências chamam atenção da fiscalização.

4. Folha de pagamento incompleta

Não esqueça de incluir pró-labore dos sócios e encargos como FGTS e INSS patronal.

Como retificar a DEFIS

Cometeu algum erro? É possível retificar:

1. Acesse o sistema DEFIS
2. Selecione “Retificar Declaração”
3. Escolha o ano-calendário
4. Faça as correções necessárias
5. Transmita novamente

Atenção: A retificação pode impactar os valores de DAS se houver mudança significativa nos dados informados.

DEFIS e o planejamento tributário

As informações da DEFIS podem revelar oportunidades de economia:

Análise do Fator R

Se sua empresa está no Anexo V, analise a relação entre folha de pagamento e faturamento. Pode haver espaço para migrar ao Anexo III.

Custos e despesas

Custos bem documentados podem evidenciar que outro regime tributário seria mais vantajoso (Lucro Presumido ou Real).

Evolução do faturamento

Acompanhar a evolução anual ajuda a identificar quando sua empresa está próxima do limite do Simples (R$ 4,8 milhões).

Como o ZapAI ajuda com a DEFIS

O ZapAI simplifica todo o processo da DEFIS:

• Consolida automaticamente os dados do ano
• Pré-preenche com base nos PGDAS-D mensais
• Alerta inconsistências antes da transmissão
• Lembra do prazo com antecedência
• Transmite pelo WhatsApp em poucos cliques

Você não precisa mais acessar portais complicados nem juntar informações manualmente.

Checklist da DEFIS 2025

Antes de transmitir, confira:

• Todos os PGDAS-D de 2024 foram entregues
• Receita bruta bate com notas fiscais emitidas
• Estoque inicial é igual ao estoque final de 2023
• Folha de pagamento inclui todos os meses
• Informações de sócios estão atualizadas
• Dados de ganhos de capital estão corretos

Conclusão

A DEFIS é uma obrigação anual que exige atenção aos detalhes. Entregar no prazo e com informações corretas evita bloqueios e problemas com a Receita Federal. O segredo é manter os dados organizados durante o ano, facilitando o preenchimento quando chegar a hora.

Quer simplificar sua DEFIS? O ZapAI consolida automaticamente todas as informações do ano e transmite a declaração direto pelo WhatsApp.